La crise du coronavirus a amplifié le phénomène du télétravail et a systématisé son usage à travers l’économie. L’implémentation du « smart work » contribue à diminuer la contagion et la propagation du virus, il s’agit d’une mesure de santé publique. Cependant la généralisation du télétravail a apporté son lot de défis, tant au niveau managérial qu’au niveau individuel.
Aujourd’hui nous consacrons un article à cette nouvelle forme de collaboration professionnelle et vous donnons astuces et outils afin de mieux gérer le télétravail au quotidien, en tant que salarié et en tant que manager.
Définissons tout d’abord le télétravail. Il s’agit du fait de digitaliser un réseau de collaborateurs travaillant sur différents projets. Cette transition digitale opère à plusieurs niveaux : à l’échelle d’un projet (groupe), à l’échelle d’un département (plusieurs projets qui convergent vers un objectif bien précis du département) et à l’échelle de l’entreprise (rapports avec la hiérarchie directe, administration, ressources humaines, vision stratégique, répartition des rôles).
Le télétravail n’est pas nouveau, il a juste pris une ampleur beaucoup plus systématique avec la crise actuelle qui impose la distanciation sociale et rend impossible les rassemblements physiques dans des lieux qui présentent un fort potentiel de contamination.
Le télétravail n’est pas une nouveauté car nombre de startups et même de grands groupes avaient déjà reconnu la valeur ajoutée du télétravail. En effet, il permet une autonomie accrue, une baisse des couts fixes (moins d’immobilier et de locaux) et instille plus de mobilité dans un monde globalisé, ce qui est rendu possible par l’ubiquité du haut débit dans le monde.
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Deux façons de télétravailler
Le télétravail se structure autour deux approches principales. Le travail à distance implique qu’une partie des collaborateurs n’est pas physiquement intégrée à une architecture bureaucratique (pas de présence obligatoire aux locaux). Cette variante s’organise autour d’une centralité physique (un siège principal), les employés qui télétravaillent sont généralement associés à des fonctions de support ou de conseil plutôt qu’à des fonctions essentielles à l’entreprise.
La deuxième approche consiste en une structure décentralisée, où il n’existe pas de locaux à proprement parler et où les collaborateurs interagissent exclusivement en ligne. Lorsque la nécessité de se rencontrer physiquement se manifeste, les espaces de coworking peuvent ponctuellement accueillir des réunions et des vidéo conférences.
Cette approche inclut tous les collaborateurs et s’adapte particulièrement bien aux petites structures initialement fondées autour de cette architecture. Les startups tech, SaaS ou les cabinets de conseil digitaux ont adopté cette structure pour différentes raisons. Non seulement les employés sont généralement jeunes, maîtrisent les nouvelles technologies et sont souvent en quête d’autonomie, mais ces jeunes entreprises voient dans l’implémentation systématique du télétravail une façon de réduire les coûts fixes et l’empreinte écologique de leur business.
Les défis du télétravail
Les défis du télétravail sont multiples pour les travailleurs qui n’en n’auraient pas l’habitude. En effet le fait de devoir travailler depuis chez soi sans aucune phase de transition due aux conditions actuelles peut s’avérer dur et source de confusion.
Cela peut provoquer une perte de repères immédiate puisque l’on ne travaille plus dans un environnement conçu pour le travail mais depuis chez soi. L’on ne dispose plus d’un accès immédiat aux autres collaborateurs et la perte de de contact physique avec les collègues modifie substantiellement les rapports professionnels et impose de nouveaux modes de communication (emailing régulier, vidéo conférences, généralisation du cloud).
Au niveau individuel, travailler depuis chez soi peut être un véritable défi. L’environnement depuis lequel on opère n’est pas associé au travail. A domicile, les membres de la famille peuvent constituer des distractions objectives. De plus, des difficultés à segmenter les temps de travail émergent (tendance à sauter la pause-café, la pause-déjeuner etc.). Il est donc indispensable de bien organiser son temps de travail sous forme de calendrier, où vous dénotez rigoureusement les activités et responsabilités de la journée et de la semaine, en prenant en compte la durée de chacune.
Comment réussir sa transition vers le télétravail
Le télétravail apporte son lot de défis et de nouveauté. Il s’agit de pouvoir réorganiser sa façon de travailler, de créer et suivre un calendrier ou encore de s’armer des outils qui permettent de maximiser votre efficacité et productivité.
Les difficultés à gérer le calendrier se font évidentes et génèrent de la frustration et de l’inefficacité. Un calendrier se doit d’être réaliste quand il s’agit de mettre en avant vos priorités et objectifs de la journée. Il est inutile de le surcharger d’activités pour voir qu’à la fin de la journée, vous n’avez effectué que la moitié.
Optez pour une approche constructive qui articule le court et le long terme. Projetez-vous sur une semaine : quels sont les défis, objectifs et missions que vous devez remplir cette semaine ? Cette question constitue le point de départ de votre planification. Ensuite, répartissez dans une logique progressive les différentes tâches nécessaires à accomplir afin de remplir vos objectifs.
Il est essentiel de se créer chez soi un micro environnement propice au travail et qui favorise la concentration et la productivité. Isolez-vous des autres et des distractions quotidiennes afin de maximiser votre concentration et présence sur les différents canaux internet qui servent à collaborer avec vos équipes. Organiser son calendrier de façon rigoureuse permet aussi d’éviter de se voir travailler en temps masqué pendant le déjeuner ou tard le soir.
Le défi réside dans le fait de pouvoir transposer les mêmes horaires de travail « normales » à celles que vous suivrez depuis chez vous. Etablir une nouvelle routine vous donnera un rythme régulier et une visibilité sur votre horizon de travail, vous permettant de placer de nouveaux repères et de ne pas négliger son hygiène de vie (sport, alimentation, hobbies etc.). A noter que le plus grand risque est celui du burnout, car le travail n’est qu’à un clic et les responsabilités au détour d’une virgule dans un email.
Les outils essentiels pour réussir sa transition
Réussir à télétravailler de façon efficace implique de bien s’équiper et de mettre en place une infrastructure robuste qui permette de gérer la complexité des tâches que vous avez à accomplir. Les outils que nous vous proposons vont de la gestion de projets à la communication en passant par la gestion du temps.
Instagantt
Une des meilleures plateformes pour la gestion de projets. Non seulement vous offre-t-elle la possibilité de définir de façon visuelle et interactive les projets collectifs, mais elle vous donne également les outils nécessaires afin de définir les deadlines, les critères, les participants et les superviseurs.
Plusieurs maquettes de définition de projets sont proposées ainsi que la capacité à organiser ces derniers en sous-catégories, définissant des objectifs et sous-objectifs précis ayant chacun une deadline propre. La communication est donc placée au centre, la transparence et l’accessibilité aux informations critiques aussi. A essayer et à implémenter sans hésiter !
Slack
Une plateforme de chat pour équipes décentralisées. Elle permet de créer plusieurs channels (des conversations) selon les thèmes, les projets, les départements ou les responsabilités.
Les collaborateurs peuvent échanger des informations en temps réel et la transposition sur mobile est réussie, offrant ainsi une accessibilité à toutes les initiatives et ressources partagées par le groupe. Elle peut également servir dans une moindre mesure comme outil de networking si vous êtes intégré à une organisation opérant à grande échelle.
Zoom
Cette plateforme a vu son utilisation exploser grâce à la crise de coronavirus qui imposa d’un coup le télétravail à des millions de travailleurs. Une illustration de la popularité soudaine de Zoom est l’envolée du cours de l’action en bourse, le groupe atteignant une valorisation de près de 50 milliards de dollars en quelques semaines.
La plateforme s’imposa comme une alternative sérieuse à Skype, notamment dû au fait qu’elle permette de partager son écran avec vos interlocuteurs afin d’illustrer vos propos, mais aussi parce qu’elle permet d’organiser de véritables vidéoconférences depuis votre salon, en accueillant plusieurs dizaines de personnes sans problème.
Enfin, Zoom maximise votre capacité à communiquer en ligne grâce à son algorithme qui utilise le plein potentiel de votre bande passante, ce qui est pratique pour travailler sans encombre mais cela se fait au détriment de votre capacité à naviguer ou à télécharger.
Technique Pomodoro
« Pomodoro » vient de l’italien qui signifie tomate. Le terme fait référence à un minuteur pour cuisson sous forme de tomate qu’utilisait le chercheur italien Francesco Cirillo lors qu’il était étudiant. Il s’en servait afin d’organiser son temps d’étude et de travail.
La méthode consiste à diviser son temps de travail en tranches de 25 minutes (ce que l’on appelle un « pomodoro) et à intercaler des pauses de 3 à 5 minutes entre chaque pomodoro. Vous notez sur une feuille de papier chaque pomodoro effectué, et après 4 pomodoros (plus les pauses : soit deux 100 minutes de travail et 25 minutes de pause), vous vous octroyez un temps de repos plus long (15 à 25 minutes).
Le but de la technique est de maximiser votre concentration et de vous permettre un suivi méthodique de votre temps de travail. Très populaire dans l’univers des startups, la technique du Pomodoro s’est généralisée et il est possible de l’implémenter facilement grâce aux dizaines d’applications et sites web gratuits qui vous permettent de chronométrer votre temps de travail sur ce modèle.
Mettre en place des écosystèmes
Le télétravail est l’occasion de maximiser le potentiel des écosystèmes conçus par les fabricants d’électronique. Les écosystèmes d’Apple, Google ou Microsoft par exemple constituent une infrastructure adaptée au partage de données, au transfert de fichiers et dossiers entre appareils. De plus, cela vous permet de pouvoir travailler de n’importe où sur n’importe quel type d’appareil (pc, tablette voire même mobile). Combinés aux capacités cloud, ces écosystèmes peuvent donc s’avérer très puissants et vous économiseront temps et énergie.
Le télétravail du point de vue du manager
En tant que manager, organiser vos équipes télétravail : premièrement, faire preuve de patience dans les premiers jours, puisque comme nous venons de le voir la transition peut s’avérer difficile. Vos collaborateurs peuvent être perdus ou atteints personnellement par les circonstances exceptionnelles que nous vivons.
Ensuite, veillez à être clair dans votre définition et répartition des tâches et responsabilités. Il faut prendre le soin de bien définir les objectifs à atteindre et maintenir le rythme auquel vous opériez auparavant. Veillez également à prendre le temps d’interagir personnellement avec chacun de vos collaborateurs afin de vous assurer qu’ils ont compris, car la nature du télétravail rend plus compliqué et moins systématique le contrôle.
Organisez les travaux de recherche et de prospection de façon à ce que vos collaborateurs vous rédigent des rapports détaillés (s’il le faut, faites circuler un rapport-type auquel ils devront se conformer pour maximiser l’efficacité et la collecte d’information). Enfin, mettez à leur disposition les outils nécessaires pour qu’ils réussissent le défi du télétravail.
En conclusion, le télétravail ne doit pas seulement être perçu comme un challenge individuel et managérial, il doit être appréhendé comme une opportunité pour réorganiser la façon de travailler à laquelle on nous a habitués. Le télétravail est l’occasion de découvrir un nouveau type de collaboration, centrée autour de l’autonomie des collaborateurs, une hiérarchie plus horizontale, une transparence dans les modes de décision et de communication ainsi qu’une accessibilité accrue.
Il permet également de développer de nouvelles compétences (des « soft skills ») qui s’avèrent précieux aujourd’hui (organisation, autonomie, gestion décentralisée, nouveaux modes de communication). Il ne faut donc pas seulement voir le télétravail comme une disruption momentanée, car même après la crise, il restera une réalité que nombre d’entreprises préserveront et développeront encore plus. Mieux vaut donc s’y habituer dès maintenant !
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